Wat is de definitie van een vergaderzaal?

Een vergaderzaal is een raadkamer of raadszaal waar besprekingen kunnen gehouden worden. Deze besprekingen kunnen bedrijf gerelateerd zijn, maar kunnen ook van politieke aard zijn. Een vergaderzaal noemt men vandaag ook nog wel een meeting zaal, meeting room, seminarie,...

Wat is de bedoeling van een vergaderzaal?

In een vergadering of seminar (ook wel meeting genoemd) komen steeds mensen bij elkaar. Er wordt overlegd omdat ze een taak hebben. Wens je een vergadering of seminar te houden, dan zorg je best voor een goede voorbereiding. Je moet weten waar je naartoe wil met de vergadering en of er een eventuele taak voorzien is voor de vergadergroep. Als spreker zorg je best ook voor duidelijke, aantrekkelijke vergadering, zodat de groep zich steeds aangesproken voelt.

Welke vergaderzaal kies je?

Bij de keuze van vergaderzalen is er een gelijklopende trend zoals bij de feestzalen. De locatie, grootte en inrichting bepalen de prijs van de vergaderzaal. Belangrijk punt om uw vergadering in goeie banen te leiden is ook te kijken hoe de zaal uitgerust is. Is er een beamer, schrijfbord, scherm, head-set, micro,... aanwezig?

Vergadertips?

Met deze tips krijg je een beter inzicht wat er bij een seminar of meeting komt kijken. Uiteraard is de beste leerschool nog altijd doen, herhalen en oefenen. Belangrijk hierbij is dat je steeds jezelf en de vergadering evalueert. Wat was goed en wat kan ik vooral de volgende maal verbeteren.

Soort vergadering:

Je vergadert met een bepaald doel voor ogen. Voor elk doel is er een aangewezen werkmethode. Om te beginnen gaan we een overzicht geven van vergaderdoelen, aangevuld met enkele voorbeelden. Daarna stellen we per vergaderdoel de aanpak voor.

In praktijk heeft een vergadering of seminar verschillende doelen. Belangrijk is dan om per doel het specifieke deel toe te passen op de vergadering.

1) Informatie geven:

Voorbeelden: Persconferentie, info - avond, uiteenzetting over bepaald onderwerp...

Voorbereiding:
Als spreker moet je je over het onderwerp goed hebben voorbereid, met mogelijke visuele beelden werken ter verduidelijking en een vraagstelling achteraf. In sommige vergaderingen verwacht men van het publiek dat ze zich ook vooraf over het onderwerp verdiepen en reeds vragen voorbereiden.

Opstelling:
Hier gebruiken we het theatermodel. De informatieverstrekkers zitten achter de tafel en de aanwezigen in de zaal.

Werkwijze:
We starten met welkomst van de groep aanwezigen en uitleg over het doel van de meeting, seminar of vergadering. Daarna gaan we over in de kern, namelijk informatieverstrekking. Hier wordt uitgebreid het thema uitgelegd door middel van lichaamstaal, visueel materiaal, enz...

De volgende fase is de informatieverheldering. Hier is het vooral de bedoeling dat het publiek met vragen naar voor komt en zodoende de materie helemaal begrijpt.
Tot slot voert men een beknopte samenvatting met herhaling van de kernwoorden,een dankwoord en afsluiting.

2) Informatie uitwisselen

Voorbeelden: kwartaalbespreking, knelpuntonderzoek, training, enz...

Voorbereiding:
Van de deelnemers verwacht men dat ze ook informatie geven. Jij moet je dus als gespreksleider 2 soorten vragen stellen:

  • Waarover verwacht men informatie?
  • Welke informatie ge ik verstrekken?

Opstelling:
De deelnemers  zitten in een kring rondom de tafel. Je kan ook in een vierkant of rechthoekopstelling zitten.

Werkwijze:
We starten met welkomst van de groep aanwezigen en uitleg over het doel van de meeting, seminar of vergadering.
Daarna gaan we over tot de geven van informatie. Hier wordt uitgebreid het thema uitgelegd door middel van lichaamstaal, visueel materiaal, enz...
Iedere aanwezige deelnemer krijgt tevens in deze fase de gelegenheid om extra info over het onderwerp mee te delen.

De volgende fase is de informatieverheldering. Hier is het vooral de bedoeling dat de participanten vragen stellen en zodoende de materie helemaal begrijpen. Er wordt steeds discussie vermeden en de gespreksleider geeft aan wie het woord mag voeren. Vervolgens zal de voorzitter of gespreksleider de gegeven info samen vatten en één of meerdere conclusies daaruit trekken. Daarna worden concrete actiepunten opgesteld in een meetbaar plan. De voorzitter bedankt ten slotte de deelnemers en rond de meeting af.

3) Mening vormen

Voorbereiding:
De mogelijke vragen die je kunt voorbereiden zijn:

  •  Waarover gaat de bespreking?
  •  Wat is mijn opinie momenteel?
  •  Welke argumentatie heb ik daarvoor?
  •  Wat is de denkwijze van de anderen?
  •  Welke argumentatie zullen de deelnemers aanvoeren?
  •  Welke zijn de tegenargumenten die ik kan aanvoeren?
  •  Hoe kan ik deze tegenargumenten het beste presenteren?

Opstelling:
De deelnemers  zitten in een kring rondom de tafel. Je kan ook in een vierkant of rechthoekopstelling zitten.

Werkwijze:
We starten met welkomst van de groep aanwezigen en uitleg over het doel van de meeting, seminar of vergadering. Daarna gaan we over in de kern, namelijk informatieverstrekking.
De voorzitter schetst de situatie samen met een analyse en neemt een standpunt in. De volgende fase is de informatieverheldering. Hier is het vooral de bedoeling dat vragen opgehelderd worden, teneinde discussie te vermijden.
De gespreksleider geeft telkens aan wie het woord voert. Daarna wisselt men de informatie uit en geven de participanten hun mening op de kwestie.

Vervolgens voert men een beknopte samenvatting met een overzicht van de verschillende standpunten. De afspraken worden gemaakt en de activiteiten worden gepland. De voorzitter bedankt ten slotte de deelnemers en geeft aan wat de volgende stappen zijn betreffende het besproken onderwerp.

4) Ideeën ontwikkelen

Voorbeelden: brainstormen, creëren van ideeën voor concepten, producten of dienstverlening.

Voorbereiding:
Voor of bij de aanvang van de vergadering of seminar is reeds duidelijk waarvoor de verschillende ideeën nodig zijn. Een goede voorbereiding van de deelnemers en voorzitter is dus gewenst, daar het bij dit soort besprekingen meestal gaat om oplossingen te vinden voor een of ander probleem.

De voorbereidingsvragen zijn:

  •  Wat is nu juist het probleem?
  •  Wat is de ernst van het probleem en voor wie is dit een probleem?
  •  Hoe wordt dit probleem veroorzaakt?
  •  Welke oplossingen kan ik aanbieden voor dit probleem?

Opstelling:
Indien mogelijk is het gewenst om uit de zakelijke omgeving te stappen. De bedoeling is dat iedereen bijvoorbeeld kan kijken op een flip - over of bord zodat elk idee genoteerd kan worden.

Werkwijze:
We starten met welkomst van de groep aanwezigen en uitleg over het doel van de meeting,
seminar of vergadering. De inleiding voor het probleem wordt voorgedragen met daarbij oog voor de concrete omschrijving van het probleem (wat, wie, hoe...?)

Daarna gaan we over in de kern, namelijk de creatie van ideeën. Iedereen heeft hier de mogelijkheid om met creatieve oplossingen naar voor te komen. Elk idee is goed, hoe meer, hoe beter. De volgende fase is deze van korte samenvatting.
Hier geeft de voorzitter een globale samenvatting van de ideeënstroom. De voorzitter bedankt ten slotte de deelnemers en geeft aan wat de volgende stappen zijn betreffende het besproken probleem.

5) Beslissing nemen

Voorbeelden: keuzes maken, voorstellen evalueren en beslissen voor goedkeuring, standpunten innemen t.o.v. iets of iemand.

Voorbereiding:
Een besluit vormen is het logische vervolg op het oplossen van een probleem. De meeting of seminar gaat over het bespreken van een voorstel en besluitvorming is noodzakelijk. Het voorstel moet ook concreet zijn. Volgende vragen kunnen helpen bij de voorbereiding:

  •  Wat houdt het voorstel precies in?
  •  Waarom ligt dit voorstel ter bespreking?
  •  Hoe kwam het voorstel tot stand?
  •  Welke gevolgen heeft het voorstel?
  •  Wat is uw standpunt t.o.v. het voorstel en waarom?

Opstelling:
De deelnemers  zitten in een kring rondom de tafel. Je kan ook in een vierkant of rechthoekopstelling zitten.

Werkwijze:
We starten met welkomst van de groep aanwezigen en uitleg over het doel van de meeting, seminar of vergadering. Uiteraard wordt toegelicht waarover men een beslissing moet nemen.
De inleiding voor het probleem wordt voorgedragen met daarbij oog voor de concrete omschrijving van het probleem (wat, wie, hoe...?) Daarna gaan we de informatie verhelderen. Elke participant mag vragen stellen ter verduidelijking van het voorstel. Daarna geeft iedereen eerlijk z'n mening op het voorstel. Indien nodig worden tegenargumenten of gewijzigde voorstellen geconcretiseerd.

De volgende fase is deze van besluitneming. Bij volledige consensus formuleert de gespreksleider het besluit van het voorstel en deelt dit officieel mee. Vervolgens deelt men mee wat er verder zal gebeuren aan de hand van het voorstel. De afspraken worden gemaakt en de activiteiten die daaruit voorvloeien ingepland. De voorzitter bedankt ten slotte de deelnemers en sluit de bijeenkomst af.

Hoe kies ik de juiste vergaderzaal?

Om een goeie vergaderzaal te kiezen, zijn er een aantal belangrijke criteria die ervoor zullen zorgen dat uw vergadering vlekkeloos verloopt.
Doordat Rouge E Blanc met een score van 95% zeer hoog in deze checklist scoort, willen we even kort toelichten wat de meest belangrijke punten ter controle in een vergaderzaal zijn.

Zaalgrootte en -inrichting:

  •  Voldoende vloeroppervlakte (5m2 per pers. en min. 50 m2)
  •  Voldoende hoog plafond (minstens 4 meter)
  •  Plafond en wanden licht gekleurd
  •  Wand die als projectiescherm kan worden gebruikt
  •  Ramen bevinden zich rechts van de trainersplaats
  •  Geen storend verkeer
  •  Goeie zaalverduistering nodig
  •  Voldoende belichting mogelijk
  •  Geen wandklok aanwezig
  •  Eén zaaldeur achteraan aanwezig
  •  Voldoende toiletten voor dames en heren?
  •  Is er barruimte speciaal voor de groep voorzien?

Restaurantbediening:

  •  Zijn er ontbijtmogelijkheden?
  •  Zijn er lunchmogelijkheden?
  •  Kan de seminarleider desgewenst rustig elders eten?
  •  Zit de groep geïsoleerd samen tijdens de maaltijd?

Hotelaccomodatie:

  •  Zijn er éénpersoonskamers voor iedereen aanwezig?
  •  TV op elke kamer?
  •  Badkamer met alle toebehoren?
  •  Werktafel en stoel beschikbaar in elke kamer?
  •  Nachtportier aanwezig?

Ter beschikking gestelde hulpmiddelen:

  •  Flip over aanwezig?
  •  Extra papier beschikbaar?
  •  Voldoende goeie viltstiften?
  •  Overheadprojector aanwezig?
  •  Verlengsnoeren aanwezig?
  •  Geluidsfilmprojector aanwezig?
  •  Elektronische programmasturing?
  •  Monteur aanwezig in hotel of buurt?

Dit zijn zowat de belangrijkste checkpunten bij de keuze van een geschikte vergaderzaal of meeting room. Rouge E Blanc scoort goed omdat alle eet - en overnachtingfaciliteiten tevens aanwezig zijn en de vergaderruimte goed uitgerust is met de benodigde apparatuur. 

Wilt u onze vergaderzaal boeken?

of bel naar +32(0)51 35 89 81

Archief

Pages

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief

Blijf zo op de hoogte van de laatste nieuwtjes en onze promoties of volg ons via facebook (Bekijk hier vorige nieuwsbrieven).

Booking.com score

9,7  / 10

uit 135 beoordelingen
Reserveer hier

Ma: gesloten
Di-Vr:
Vr-Za:
Zo:
Enkel voor restaurant / B&B en zaal doorlopend te reserveren

Rouge é blanc bvba
Bruggestraat 97-99,
8770 Ingelmunster (Belgium)